如果你的公司把所有的會(huì)議都變成可選項(xiàng)會(huì)怎樣？想象一下，如果采用這樣的規(guī)則，會(huì)有多少無用的會(huì)議被取消？這正是越來越多聰明的公司正在做的事。
Atlassian的圖表表明，員工平均每個(gè)月要在會(huì)議上花31個(gè)小時(shí)，其中至少有50%的時(shí)間是完全被浪費(fèi)掉了。至少其中有一些人有91%的時(shí)間是在做白日夢，75%的時(shí)間在做其他工作，39%的時(shí)間在睡覺。不必要的會(huì)議每年帶來的浪費(fèi)高達(dá)370億美元。
經(jīng)理們也沒有好到哪里去。Bain & Company公司發(fā)現(xiàn)，該公司的經(jīng)理平均每周要在會(huì)議上浪費(fèi)幾乎整整一天，高管們每周則要在無休止的、讓人頭腦麻木又毫無效果的會(huì)議上浪費(fèi)40%的工作時(shí)間。這甚至還沒有算上為了準(zhǔn)備會(huì)議和會(huì)后發(fā)送CYA電子郵件所花費(fèi)的時(shí)間。
把事情做好還有更好的方法
一些企業(yè)高管們認(rèn)為，會(huì)議是一種必需的溝通工具。但是事實(shí)并非如此。每個(gè)行業(yè)里在日常運(yùn)營中不開會(huì)的企業(yè)數(shù)量都在快速增長，一些公司這樣做的歷史甚至超過了三十年。這種趨勢的成功表明，我們應(yīng)該完全放棄它們，或者至少讓它們變成可選項(xiàng)。這正是很多公司正在做的事。
英特爾公司有一條規(guī)則，沒有人可以召開沒有清晰目的的會(huì)議。聯(lián)想要求自己的員工停止任何徘徊不前的會(huì)議。很多其他的公司都將會(huì)議變成可選項(xiàng)。Semco（10億美元，3000名股東）差不多三十年前就開始這樣做了。還有一些其他的公司，例如Project eMT已經(jīng)廢除了所有的會(huì)議。
在我們的公司——Crankset Group里，人們會(huì)因?yàn)樾枰鉀Q具體問題聚在一起，但是每個(gè)月只有一次預(yù)定的會(huì)議。我們有一個(gè)很棒的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型中心，但是我們都在家工作。所以我們會(huì)偶爾在我們?yōu)榭蛻襞e辦的活動(dòng)中碰到彼此。我們的一次會(huì)議有助于我們互相聯(lián)系。
雙腳法則
這是一種偉大的方式，用來鼓勵(lì)可選擇的會(huì)議。Open Space Technology的會(huì)議采用了：在與會(huì)者到達(dá)之后自己組織的方式（這種做法效果很不錯(cuò)，甚至對于上千人參與的會(huì)議也是如此），這些會(huì)議就使用了雙腳法則。
這個(gè)法則很簡單，如果你選擇參加一個(gè)會(huì)議，那么你就必須：
1）能夠從中學(xué)到東西，或者2）能夠有所貢獻(xiàn)（你應(yīng)該努力做到這一點(diǎn)）。
如果你兩者都做不到，你就有責(zé)任站起來并離開，去一個(gè)能夠做到兩者之一的地方。如果每一家公司都運(yùn)用了雙腳法則，也許會(huì)有一半的會(huì)議都無人到場，在剩下的很多會(huì)議中大家都會(huì)在會(huì)議陷入細(xì)節(jié)討論的時(shí)候中途退場。
傳統(tǒng)的經(jīng)理們不會(huì)喜歡這種做法
一些企業(yè)可能永遠(yuǎn)都不會(huì)這樣做，因?yàn)閷τ谒鼈儊碚f，會(huì)議之所以存在，是為了讓經(jīng)理們覺得自己很重要。雅虎首席執(zhí)行官M(fèi)arissa Mayer就肯定聽不進(jìn)去，據(jù)報(bào)道稱，自從她接掌雅虎帥印以來，幾乎在所有的會(huì)議上都遲到，每周要在七十多場會(huì)議上遲到。她根本不知道該如何從這種局面中擺脫出來，并把員工的大腦還給他們。
我們可以改進(jìn)
但對于那些已經(jīng)明白這一點(diǎn)的人來說，這樣做的回報(bào)卻是巨大的。Bain and Company表示，它研究的一家制造商通過將會(huì)議的長度從60分鐘縮短到30分鐘、并將參會(huì)的人數(shù)上限限定為七人的方式，削減了大約200個(gè)職位。
下面五個(gè)想法能夠簡化或者減少會(huì)議：
1) 讓會(huì)議變成可選擇的。你很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)哪些會(huì)議是毫無用處的。
2) 有一個(gè)書面的議程。并且堅(jiān)持這樣做。如果會(huì)議沒有重要到值得事先進(jìn)行思考的程度，就干脆不要開。我們使用的是一個(gè)共享在線文檔——每個(gè)人在會(huì)議前一個(gè)月都可以對文檔做出貢獻(xiàn)。
3) 15-30分鐘，到時(shí)間硬性結(jié)束。尊重始于告知每個(gè)人這個(gè)會(huì)議將于上午10:30結(jié)束。并且確保到時(shí)會(huì)議一定結(jié)束。
4) 站立式會(huì)議——對于日常業(yè)務(wù)會(huì)議來說是一種非常好的手段。樞密院定期會(huì)見英國女王，這些會(huì)見都是站立式會(huì)議（女王和她的代表也站著），這種做法讓這些會(huì)議都很短。
5) 永遠(yuǎn)不要在大型會(huì)議上解決問題。解決方案幾乎永遠(yuǎn)都不可能牽涉到每一個(gè)人。相反，要明確問題，并且弄清楚這個(gè)問題屬于誰，然后讓他們?nèi)ふ以谂c會(huì)者之外所需要的人。在下一次會(huì)議上他們會(huì)匯報(bào)情況，讓大家知道是否完成了。
