職場禮儀—接打電話、短信及郵件禮儀

　　通信也是一種商務(wù)交往方式。人們可通過電話、短信及電子郵件了解對方的意圖、性格、情緒及心境等。對于陌生人來說，甚至還可以判斷出對方的風(fēng)度、氣質(zhì)、修養(yǎng)-這就是通信形象。

　　電話禮儀

　　1、撥打電話

　　環(huán)境。在撥打電話時撥打電話，一定要選擇合理的通話環(huán)境。以嘈雜的吵鬧聲、電視聲、嬰兒哭鬧聲為通話背景是極為不禮貌的，容易使對方產(chǎn)生聯(lián)想，影響通話質(zhì)量。

　　時間。公事的通話時間盡量控制在上午9:00-11:00，下午14:00-16:00之間，這段期間是人們辦公效率最佳時段。即便是私事，也要盡力避開對方休息及用餐時間，不要早于早8:00或晚于22:00，如遇緊急情況，電話接通后要先致歉。

　　等待。等待對方接聽電話，一定不要讓電話響太久，5-6聲后仍無人接聽?wèi)?yīng)掛斷，以免打擾另一方周圍的人。

　　通話。一般而言，通話時間控制在10分鐘內(nèi)。如需長時間談話，通話之初要告知對方并征求同意。

　　語言。得體的語言將緊湊的內(nèi)容表達出來才能體現(xiàn)預(yù)期的效果。在撥打電話之前，尤其是打電話給重要人物時，列出提綱是非常重要的。擬出通話要點，理順通話順序，并準備好紙筆，以便隨時記錄。保證自己有條不紊，不會語無倫次。

　　結(jié)束。掛電話講求順序，平級之間通話一般是主動打電話一方有禮貌的先掛斷，接電話方再掛斷，以免對方有沒有說完的話。但如果與上級、長輩通話，無論是發(fā)話人還是受話人，都應(yīng)等對方掛斷后自己再掛斷。

　　2、接聽電話

　　原則。接聽電話的最佳時機是電話鈴響2-3聲時，既不會讓對方感到突然，又不會讓其久等。避免兩個極端：寧死不接、一響就接。如果電話鈴聲響過6聲接聽，要第一時間致歉："抱歉，讓您久等了"。

　　確認。對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動問："請問您是哪位？我能為您做什么？您找哪位？"

　　中斷。結(jié)束通話時按照前面講述的禮儀規(guī)范掛斷電話，但如果自己恰巧有急事，需要終止通話，應(yīng)禮貌向?qū)Ψ秸f明原因，請求對方原諒，并告知對方自己一有時間馬上回電。

　　錯打。經(jīng)常有人打錯了電話，反倒問你是誰，你的號碼是什么。這實在是很過分的，這時要記住，把你的姓名和電話號碼給一個陌生人絕對不是聰明之舉！

　　公私分明。一般情況下，盡量不在辦公環(huán)境進行私人通話，但若家人或朋友主動打來，應(yīng)及時接聽輕聲交談，長話短說，以免耽誤工作及影響他人。

　　3、手機禮儀

　　放置。手機的最佳放置位置是隨身公文包。而在商務(wù)場合，最不佳的位置是擺在桌子上，引人注目。拿在手里則顯得累贅、不專業(yè)。

　　使用。通訊時代手機要保持暢通，公共場合遵守道德公約，不用怪異鈴聲，或調(diào)整成震動。值得注意的是，開車時不要接打電話，保障出行安全。個人隱私的內(nèi)容不要存在手機里，以防泄露。

　　信息。在開會或訪客接待時不要頻繁查看新信息，設(shè)置好提示音，在活動結(jié)束后回復(fù)。

　　電子郵件禮儀

　　1、電子郵件書寫

　　主題明確。每一封電郵一定要有一個主題，使收件人一目了然地了解郵件涉及的事項和討論內(nèi)容，快速判斷輕重緩急。比如："關(guān)于XX的準備事宜"就比"準備事宜"四個字明確好多。

　　語言流暢。電子郵件也是信函的一種，網(wǎng)絡(luò)流行語及表情符號不宜在商務(wù)及其他正式場合溝通使用的郵件中出現(xiàn)。

　　內(nèi)容簡潔。郵件內(nèi)容應(yīng)盡力控制在數(shù)行之內(nèi)，簡潔切題。如有較長的文件，可將其整理成格式規(guī)范的文檔形式，作為附件發(fā)給對方。

　　用好附件。附近可發(fā)送文檔、照片、音頻、視頻等。在使用附件中，應(yīng)對其內(nèi)容作簡要說明，以便收件人整理和閱讀。

　　2、電子郵件發(fā)送

　　確認發(fā)送。郵件發(fā)送后要確認是否發(fā)送成功，發(fā)信后檢查"已發(fā)送"郵件箱，或幾分鐘后檢查個人郵箱中是否有系統(tǒng)退信郵件。有時由于網(wǎng)絡(luò)等原因以為發(fā)出的郵件實際并未發(fā)送成功。

　　通知查收。重要郵件發(fā)送后一定要通知收件人查收，確認是否收到并閱讀郵件內(nèi)容，以免耽誤重要事項。

　　3、電子郵件回復(fù)

　　收到他人的郵件后，回復(fù)對方是對他人的尊重,按照緊急、重要程度，郵件的回復(fù)時間在兩個小時至二十四小時內(nèi)。

　　如果事情復(fù)雜，無法確切回復(fù)，至少應(yīng)該及時通知對方郵件已收到，正在處理中，不要讓對方盲目空等。如正在休假或外出，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　僅回復(fù)"好的"、"是的"、"對"等字眼，是非常不禮貌的。回復(fù)郵件一般不少于10個字，顯示對發(fā)件人的尊重。

　　4、關(guān)于"收件人"、"抄送"、"密送"

　　"收件人"地址是直接收信人，負有回復(fù)郵件的責(zé)任。

　　"抄送"地址是間接收件人，只是要他們知曉郵件涉及內(nèi)容，僅供參考，并沒有回復(fù)郵件的責(zé)任。

　　"密抄"和"抄送"差不多，區(qū)別在于"收件人"和"抄送"的收信人看不到"密抄"的郵箱地址，即"密抄"對上述兩者不可見。