今年4月，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革2017年重點(diǎn)工作任務(wù)》，提出要制定改革完善短缺藥品供應(yīng)保障機(jī)制的實(shí)施意見；今年6月，《關(guān)于改革完善短缺藥品供應(yīng)保障機(jī)制的實(shí)施意見》發(fā)布，對我國藥品供應(yīng)管理工作提出了更高的要求。
從醫(yī)療機(jī)構(gòu)層面來說，藥品管理問題也一直存在：藥品采購計(jì)劃制訂耗時耗力、人為干擾因素多、采購品類與實(shí)際需求不符、工作效率低下等等，長期制約著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科學(xué)管理和成本控制。基于此，成都軍區(qū)昆明總醫(yī)院先行先試，經(jīng)過長期的實(shí)踐和數(shù)據(jù)分析對比，自主設(shè)計(jì)研發(fā)了一套專門的藥品采購管理系統(tǒng)。
2017年11月10日，在由HC3i中國數(shù)字醫(yī)療網(wǎng)主辦、IBM及亞信安全協(xié)辦的“跨界·聯(lián)動”醫(yī)院信息化進(jìn)階主題沙龍上，成都軍區(qū)昆明總醫(yī)院信息中心主任徐正雄詳細(xì)闡述了藥品采購計(jì)劃管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)流程與成效。
一、結(jié)構(gòu)流程
據(jù)徐正雄介紹，成都軍區(qū)昆明總醫(yī)院藥品采購計(jì)劃管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院采用PowerBuilder9在“軍衛(wèi)一號”數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)平臺基礎(chǔ)上開發(fā)的，該系統(tǒng)根據(jù)采購目錄信息，可自動從醫(yī)院HIS系統(tǒng)中提取藥品消耗和缺藥信息，并算出消藥量，綜合藥品當(dāng)前庫存、權(quán)重、基數(shù)等數(shù)據(jù)和算法，自動計(jì)算出需要采購的藥品數(shù)量，然后直接把采購信息提交到HIS中，同時能對各采購信息進(jìn)行分類匯總形成電子版本，最后發(fā)送給省醫(yī)藥，整個過程完全實(shí)現(xiàn)了電子化和自動化，有效減少了人為因素干擾和人力成本。
整個過程中，首先需要設(shè)置的是藥品的目錄，即把整個醫(yī)院需要采購的藥品目錄做在統(tǒng)一的表里面，每個藥品設(shè)置一個“權(quán)重”系數(shù)，當(dāng)需要對藥品計(jì)劃量進(jìn)行限制時，管理人員可對權(quán)重系數(shù)進(jìn)行設(shè)置，默認(rèn)設(shè)置為“1”。如果藥品停止采購，設(shè)置采購標(biāo)志為“停藥”。另外，每個藥品設(shè)一個“基數(shù)”，當(dāng)藥品限量采購或?yàn)槭状尾少彆r，設(shè)置的基數(shù)即為預(yù)設(shè)的實(shí)際采購量。
第二是缺藥系數(shù)。后臺程序每天在固定時間分別對門診和住院藥房藥品的消耗及庫存信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，然后對當(dāng)前庫存數(shù)量和前一天的消耗量進(jìn)行對比，估算出當(dāng)天的藥品缺藥系數(shù)。具體算法為：缺藥系數(shù) = 1-當(dāng)前庫存/前一天消耗量。
⑴缺藥系數(shù)<0，系統(tǒng)默認(rèn)此藥品當(dāng)天不缺藥；
⑵0<缺藥系數(shù)≤1，系統(tǒng)默認(rèn)此藥品當(dāng)天可能會缺藥，此種藥品信息和缺藥系數(shù)將會存入缺藥記錄表中；
⑶當(dāng)前庫存=0，系統(tǒng)默認(rèn)此藥品當(dāng)天已缺藥，此種藥品信息和缺藥系數(shù)將會存入缺藥目錄，同時缺藥系數(shù)設(shè)置為“1”。
第三是配送系數(shù)。主要為配送過程中不可預(yù)料的情況導(dǎo)致送貨時間延誤而設(shè)置。
第四是計(jì)劃采購量。通過提取參照時間段內(nèi)的藥品消耗、缺藥系數(shù)和基數(shù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。算法為：計(jì)劃采購量=日平均消耗量×（參照天數(shù)+配送系數(shù)）×藥品權(quán)重+基數(shù)。
第五是日平均消耗量，即引入缺藥系數(shù)后，估算出的每天消耗量，算法為：日平均消耗量=參照天數(shù)內(nèi)藥品總消耗量/（參照時間天數(shù)-參照時間內(nèi)缺藥系數(shù)和）。
第六是采購系數(shù)，主要為了方便采購管理部門根據(jù)當(dāng)前情況適當(dāng)增減藥品的總體采購量，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)。
徐正雄表示，藥品采購計(jì)劃管理信息系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)主要以簡便、高效為主。藥庫管理人員設(shè)置完成采購目錄后，各藥房管理人員可選擇相應(yīng)參照時間段提取計(jì)算數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)算法和設(shè)置，自動計(jì)算出采購計(jì)劃量。計(jì)劃計(jì)算出來后，藥房管理人員可以查看本次計(jì)劃明細(xì)，還可對計(jì)算數(shù)據(jù)進(jìn)行微調(diào)，最后選擇需要采購的藥品保存并進(jìn)行提交，有效減輕了工作量。
二、成效
徐正雄介紹，醫(yī)院藥品采購計(jì)劃管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是基于一線工作人員具體困難和需求出發(fā)的，系統(tǒng)采用有效、合理的算法和信息化手段，徹底改變了手工計(jì)劃造成的混亂、隨意與盲目性，有效促進(jìn)了采購計(jì)劃流程的規(guī)范和工作模式的改變，簡化了工作流程，大大提高了工作效率，投入使用以來，效益明顯。
1.過程信息化、規(guī)范化
以前，制訂采購計(jì)劃基本都是手工進(jìn)行，耗時耗力。系統(tǒng)投入使用后，從計(jì)劃的源頭、過程到最后的匯總都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，同時增加了多種查詢模塊，能清楚查看當(dāng)前庫存情況、采購情況和消耗情況，大大提高了工作效率，也進(jìn)一步規(guī)范了采購計(jì)劃流程；
2.計(jì)劃科學(xué)、合理
以前，藥房根據(jù)藥品的實(shí)際消耗和采購員的主觀性來確定采購量，基本不考慮藥品缺藥、配送周期等因素，從而導(dǎo)致藥品采購量不合理、缺藥、庫存積壓、采購金額超標(biāo)等情況時有發(fā)生。現(xiàn)在，系統(tǒng)根據(jù)庫存、缺藥情況、權(quán)重、配送周期等多方面因素自動計(jì)算采購量，減少了人為干擾因素，保證庫存合理，減少了缺藥等情況的發(fā)生，保證臨床一線的治療；
3.計(jì)劃管理規(guī)范
以前，采購的藥品種類都是由采購員手工統(tǒng)計(jì)和確定的，沒有明確的采購明細(xì)和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致少做、多做計(jì)劃和缺藥情況出現(xiàn)。現(xiàn)在，通過系統(tǒng)制訂詳細(xì)的采購目錄，并引入“基數(shù)”和“權(quán)重”參數(shù)計(jì)算，有效規(guī)范了采購的種類、控制了采購數(shù)量、減少了人為因素干擾。
4.簡化工作流程，提高工作效率
醫(yī)院門診藥房和住院藥房每次的藥品采購種類大概為700 種，如果全部由人工進(jìn)行逐條統(tǒng)計(jì)和計(jì)劃，至少需要1天左右的時間才能做出采購計(jì)劃。同時，藥庫工作人員至少還要用半天的時間對各藥房的計(jì)劃進(jìn)行匯總和制表。現(xiàn)在，所有手工流程都被系統(tǒng)代替，只需要幾分鐘就能做出藥品采購計(jì)劃并提交藥庫，并排除了人工微調(diào)的時間。各藥房采購計(jì)劃提交后，系統(tǒng)能自動對采購計(jì)劃進(jìn)行匯總和歸類，并導(dǎo)出Excel表，大大提高了工作效率。（轉(zhuǎn)載自：HC3i中國數(shù)字醫(yī)療網(wǎng)）
